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关于内部控制审计在高校小额工程结算审计中的应用与分析
【发布日期:2016-06-09】 【来源:】 【字体显示: 】 【阅读:次】 【关闭
  

吴莹莹

(湄洲湾职业技术学院  福建  莆田  351254)

 

  要:随着高校小额工程建设项目的逐年增多,高校小额工程结算审计越来越受到人们的重视。本文试从高校内部控制审计入手,通过建立高校工程结算审计内部控制评价模型,把高校内部控制审计应用于高校小额工程审计中去,以达到完善高校工程审计的目的。

关键词:高校内部控制审计  工程结算审计 评价标准

 

近年来,随着我国高校建校规模的不断扩张,为了满足校园内师生员工的工作生活需要,各所高校每年花在基建、修缮方面的钱越来越多。高校内部审计部门作为学校的监督、制约部门,在其中担负的巨大的责任。特别是在高校小额工程建设方面,由于其工程造价低、工程项目多的特点,在高校工程建设中往往更具随意性。高校内部审计部门如何有效的对高校小额工程进行合理的监督管理,是目前所有高校内审部门必须面对的问题。本文试从高校内部控制审计着手,把高校内部控制审计与高校小额工程结算审计相结合研究,希望最终达到完善高校工程审计的目的。

一、    关于高校内部控制审计与高校小额工程结算审计相结合的研究意义

(一)高校小额工程结算审计现状分析

1、高校工程结算审计的定义

高校工程结算审计是指高校审计部门及审计人员,对本校内工程项目的造价真实性、合法性及效益性所进行的审查与监督,并发表审计意见,出具工程项目造价审计报告。

2、高校小额工程结算审计存在的主要问题

目前,随着高校的快速发展,高校的基建和修缮项目不断增加,给高校工程管理部门及高校内部审计部门带来了不小的压力。特别是小额工程建设项目,由于其存在着工程项目多且零散、工程造价低、工期短,地点分散,大多缺乏专业的设计且随意性较强等特点,在进行工程结算审计时,更是令许多内部审计人员头疼。从实务方面来看,高校小额工程结算审计主要存在的以下几个方面的问题:

1)工程管理上缺乏严格的内部控制制度。由于当前高校小额工程建设项目较多,且具有较强是随意性,高校工程管理部门往往在工程管理上缺乏严格的内部控制。比如没有严格执行招投标程序、没有制定工程施工合同或者施工合同制定不严谨、工程施工时没有进行现场签证或者签证不规范、工程设计变更时没有出具相关的变更材料等等。高校在小额工程管理上没有进行严格的内部控制,给高校内部审计带来了许多不便,也提高了内部审计的风险。

2)工程结算材料报送不及时。高校由于其学期制的客观因素,造成每到学期结束前,审计人员手头上的工程结算项目就会骤增的情况。许多工程,特别是小额工程,施工单位在校内负责的工程项目可能不止一个,由于工程量及工程造价都较小,施工单位和高校工程管理部门往往习惯汇集几个工程后统一送审,这造成有些工程从竣工到结算之间的时间跨度长达几个月。高校审计人员需要一方面核实送审材料的准确性、真实性,另一方面又要在短时间内审核完大量的工程结算项目,其难度可想而知。

3)工程结算审计人员不足。高校工程结算审计对审计人员的要求不同于一般的内部审计。工程结算审计人员要求是以掌握工程经济和工程技术的注册造价师、造价员为主。据调查,一所普通的的高等院校,能从事工程结算审计的内审人员往往不超过3人,大部分高校一般只有1~2人,有的甚至没有。有些高校通过外包的形式,把校内的工程结算项目交给校外具有资质的工程造价咨询公司来做,但从经济利益和实际管理来看,这都不是长久之计。高校工程结算审计人员的不足,造成高校大量的小额工程结算审计项目只有少部分人员来完成,这给工程审计人员带来了巨大的工作压力。

(二)高校内部控制审计的现状分析

1、高校内部控制审计的定义

高校内部控制审计是指高校内部审计机构为了促进完善本校内部控制,保证其有效执行而对本单位内部控制体系的健全性、有效性所进行的了解、测试和评价活动。

2、高校内部控制审计存在的主要问题

近几年来,我国逐渐兴起了内部控制审计,其主要是以风险为导向对高校各部门、各环节的内部控制水平进行评价审计,以达到减低风险、提高内控水平的目的。但就现行的高校内部控制审计来看,其普遍存在的以下问题:

1)评价指标无法量化审核。目前,我国进行的高校内部控制审计主要依据的是《内部审计实务指南第4高校内部审计》中的“内部控制审计”部分,该部分从内部控制5大要素入手,对高校内部控制审计进行指导。但现行的《内部审计实务指南》虽然对内部控制的5大要素的审计内容进行了罗列,但都是从较为宏观的层面进行,也没有具体量化指标,高校审计人员在实务操作中只能通过自身经验及主观判断,这不利于高校内部控制审计的发展。

2)高校内部控制审计主要集中在几个特定领域。目前,高校内部控制审计要是针对高校财务管理、科研经费管理、资产管理、采购管理等部分进行的,鲜少涉及其他领域。特别是高校基建工程方面,笔者通过查阅的资料及对福建省部分高校审计部门处了解的情况来看,均未发现有关于将内部控制审计应用于高校小额工程结算审计的案例。

()关于高校小额工程结算审计与内部控制审计相结合的意义

目前,高校小额工程结算审计往往只把关注点集中在工程造价结算上,而未对该工程的整体内部控制水平进行检测及评价,这样容易造成部分签证单据造假、工程结算材料不齐全的情况。针对这一情况,笔者建议在进行高校工程结算审计前,可结合内部控制审计,以工程结算审计需求为基础,通过具体的量化指标,对结算工程的内部控制水平进行评估。再根据评估结果,对工程结算审计需要注意的内容进行的调整,以达到完善工程结算审计、提高工程内部控制水平、减低审计风险、提高高校工程审计质量的目的。

二、构建高校小额工程结算审计内部控制评价模型

(一)构建思路

由于高校小额工程结算审计有其结算金额较小、结算项目较多的特点,所以笔者根据其特点,试从小额工程审计内部控制水平出发,通过数学模型,构建简易的小额工程结算审计内部控制评价模型。本文把模型分为三个层次,第一层为小额工程内部控制审计总体评价指标,第二层为根据总体评价指标制定小额工程内部控制审计二级指标,第三层是结合实务,设置若干细化指标。最终形成一个由3个一级指标、9个二级指标,21个三级指标构成的评价标准,详见表一。

 

 

 

 

 

 

表一:高校小额工程结算审计内部控制水平评价标准

序号

一级指标

序号

二级指标

序号

三级指标

评价标准

1

高校小额工程综合管理水平

 

1

制度完善

1

制度完善

关注高校基建制度是否完善

2

机构设置

2

机构设置

关注高校工程管理机构设置是否合理

3

权力监督

3

权力监督

关注高校工程管理机构运行时是否受到有效监督

4

员工素质

4

员工素质

关注负责高校工程建设人员是否具有相关资质

5

满意度评价

5

满意度评价

高校领导及一般教职员工对高校工程管理水平满意度

2

具体工程项目内部控制水平

6

小额工程建设前期控制水平

6

会议纪要

该工程是否经过党委会或基建领导小组会议讨论通过

7

工程立项审批表

该工程是否经过立项审批

8

工程预算书

该工程是否经过严格的预算

9

招投标材料

该工程是否经过严格的招投标程序

10

施工图纸

该工程是否有绘制施工图纸

11

工程施工合同

该工程是否有签订严谨的施工合同

7

小额工程建设中期控制水平

12

现场工作签证

该工程的某些必要程序是否有进行现场工程签证

13

设计变更书

对于工程设计变更是否有正式的设计变更书

14

设计变更工作量签证单

对于工程设计变更的工作量是否进行签证

8

小额工程建设后期控制水平

15

工程竣工验收审批表

该工程竣工验收是否经过相关部门审批

16

工程竣工图纸

该工程是否绘制工程竣工图纸

17

验收报告

该工程是否进行验收,验收报告上是否有相关人员签名,验收是否合格

18

建筑工程量、钢筋用量计算书

该工程是否有编制合理的工程量、钢筋用量计算书

19

工程结算书

该工程是否有编制合理的工程结算书

3

总体满意度

9

满意度

调查

20

领导评价

高校领导对该工程建设的满意度

21

一般教职员工评价

高校一般教职员工对该工程建设的满意度

(二)            指标权数的确定

1、数据采集。由于高校工程建设内部控制水平没有具体的定量数据,因此本文采用专家咨询法,通过对高校工程建设单位负责人及一般工作人员、高校工程验收小组成员、高校工程结算审计人员、校外工程造价师进行问卷咨询,取得各级权重指标的设置参数。

2、整理数据。本次共发放问卷20份,收回有效问卷16份。通过利用EXCEL2007计算出各指标对应的数据的平均值X`  、标准差S及检验统计量G,再根据格拉布斯法剔除数据中偏差较大的数据,最后得出各级指标权重,具体方法如下: 

1)利用EXCEL2007计算出16位专家给出的各指标的平均值X` 和标准差S

各指标平均值X`  =X1+X2+X3+...X16/16

各指标标准差S = ,其中i=123…16n=16

2)通过格拉布斯法检验各级权重偏离值。首先计算各指标检验统计量G  G=|Xi-X` |/S。其次确定检验值G’,一般把置信水平定位0.05,其相应的置信概率为0.95,由于n=16,通过查询格拉布斯表(表二)获得对应的检验值G’=2.443。比较检验统计量GG’,若G> G’,则说明对应的样本值X与平均值的偏离程度过大,应予以剔除;反之,则说明无异常。

 

表二:格拉布斯临界值表

     P

n

0.95

     P

n

0.95

      P

n

0.95

     P

n

0.95

1

 

11

2.234

21

2.58

31

2.759

2

 

12

2.285

22

2.603

32

2.773

3

1.135

13

2.331

23

2.624

33

2.786

4

1.463

14

2.371

24

2.644

34

2.799

5

1.672

15

2.409

25

2.663

35

2.811

6

1.822

16

2.443

26

2.681

36

2.823

7

1.938

17

2.475

27

2.689

37

2.835

8

2.032

18

2.504

28

2.714

38

2.846

9

2.11

19

2.532

29

2.730

39

2.857

10

2.176

20

2.557

30

2.745

40

2.866

                 

 

3、计算得出各指标权重。通过上述方法整理出合格是数据后,计算出每个指标权数对应的新的平均值X`  ,新X`  即为各指标权重。

X`  =X1+X2+X3+…Xn/nn16

此时同一层次各指标权重合合计数并非100%,可通过适当微调各指标权重使得合计数为100%。通过计算最终得到各指标权重,如表三。

 

表三:高校小额工程结算审计内部控制水平评价指标权重表

序号

一级指标

一级指标权重

序号

二级指标

二级指标权重

序号

三级指标

三级指标权重

1

高校小额工程综合管理水平

26.84%

1

制度完善

6.26%

1

制度完善

6.26%

2

机构设置

4.90%

2

机构设置

4.90%

3

权利监督

6.92%

3

权利监督

6.92%

4

员工素质

5.03%

4

员工素质

5.03%

5

满意度评价

3.73%

5

满意度评价

3.73%

2

具体工程项目内部控制水平

65.34%

6

小额工程建设前期控制水平

21.70%

6

会议纪要

3.27%

7

工程立项审批表

3.54%

8

工程预算书

4.06%

9

招投标材料

3.74%

10

施工图纸

3.46%

11

工程施工合同

3.63%

7

小额工程建设中期控制水平

23.16%

12

现场工作签证

8.29%

13

设计变更书

6.81%

14

设计变更工作量签证单

8.06%

8

小额工程建设后期控制水平

20.48%

15

工程竣工验收审批表

2.03%

16

工程竣工图纸

4.16%

17

验收报告

6.08%

18

建筑工程量、钢筋用量计算书

3.45%

19

工程结算书

4.76%

3

总体满意度

7.82%

9

满意度

调查

7.82%

20

领导评价

4.31%

21

一般教职员工评价

3.51%

 

合计

100%

 

合计

100%

 

合计

100%

 

 

 

 

 

(三)            综合评价

通过上述过程构建高校工程结算审计内部控制评价模型后,可对高校各项工程进行内部控制综合评价。例如把评价标准分为四个等级,即“优、良、中、差”。

“优”的分值可设定为85-100分,表示该工程的相关制度、材料、人员资质等都清晰清楚,符合各项指标要求,内部控制水平较高。

“良”的分值可设定为70-84分,表示该工程的相关制度、材料、人员资质等虽然存在,但小部分材料、制度不够严谨、规范,内部控制水平一般。

“中”的分值可设定在55-69分,表示该工程相关制度、材料、人员资质等虽然存在,但大部分材料、制度都规定、书写模糊,内部控制水平较低。

“差”的分值设定在0-54分,表示该工程的相关制度、材料、人员资质等大部分都不存在,不满足工程结算审计所需要求,内部控制水平差。

测评时,各指标分数可取各等级的中间值。如“优”取85-100的中间值为93分,依次类推,“良”为77分,“中”为62分,“差”为27分。

最终经过对各指标的评分,将各指标分值Wj和权重Xj乘积相加,得出最终该工程内部控制水平分值Z,即Z=∑(Xj*Wj,j=123…21。如表四。

 

表四:高校小额工程结算审计内部控制水平综合评分表

序号

一级指标

序号

二级指标

序号

三级指标

三级指标权重

93

77

62

27

1

高校小额工程综合管理水平

1

制度完善

1

制度完善

6.26%

 

 

 

 

2

机构设置

2

机构设置

4.90%

 

 

 

 

3

权利监督

3

权利监督

6.92%

 

 

 

 

4

员工素质

4

员工素质

5.03%

 

 

 

 

5

满意度评价

5

满意度评价

3.73%

 

 

 

 

2

具体工程项目内部控制水平

6

小额工程建设前期控制水平

6

会议纪要

3.27%

 

 

 

 

7

工程立项审批表

3.54%

 

 

 

 

8

工程预算书

4.06%

 

 

 

 

9

招投标材料

3.74%

 

 

 

 

10

施工图纸

3.46%

 

 

 

 

11

工程施工合同

3.63%

 

 

 

 

 

 

接表四:高校小额工程结算审计内部控制水平综合评分表

序号

一级指标

序号

二级指标

序号

三级指标

三级指标权重

93

77

62

27

2

具体工程项目内部控制水平

7

小额工程建设中期控制水平

12

现场工作签证

8.29%

 

 

 

 

13

设计变更书

6.81%

 

 

 

 

14

设计变更工作量签证单

8.06%

 

 

 

 

8

小额工程建设后期控制水平

15

工程竣工验收审批表

2.03%

 

 

 

 

16

工程竣工图纸

4.16%

 

 

 

 

17

验收报告

6.08%

 

 

 

 

18

建筑工程量、钢筋用量计算书

3.45%

 

 

 

 

19

工程结算书

4.76%

 

 

 

 

3

总体满意度

9

满意度

调查

20

领导评价

4.31%

 

 

 

 

21

一般教职员工评价

3.51%

 

 

 

 

 

三、关于高校小额工程结算审计内部控制评价模型应用的好处及可能存在的风险

(一)实务中应用高校小额工程结算审计内部控制评价模型的好处

1、有助于找出重点。通过构建高校小额工程结算审计内部控制评价模型可以发现,专家们在对高校工程结算审计内部控制水平进行评估时,特别关注高校在工程建设方面有关制度完善上、机构设置上、权力监督上和员工素质上的控制水平。同时认为,在进行工程结算审计时应该重点关注有关工程的现场工作签证及验收报告的填写内容。这也是工程结算审计人员应该注意的重中之重。

2、有助于找出薄弱环节。通过对结算工程各项指标的评分,有助于找出该工程的薄弱环节,重点关注。工程结算审计人员应重点关注这些薄弱环节,谨慎小心,查找这些环节评分低的原因,以避免被蒙蔽而做出失真的结算报告。

3、有助于提高制约力。工程结算审计人员通过对结算工程的内部控制水平进行测评,把一些评分低的、不符合结算审计要求的工程予以退回,要求相关人员补齐材料后再来送审,这样有助于提高工程管理本身的约束力,降低工程结算人员的工作压力。

4、便于后续跟踪审计。高校通过对每个结算审计工程的内部控制水平进行测评,得出不同的工程项目内部控制水平分值的高低,对于一些评分较低的工程,予以后续重点跟踪检查,以达到提高高校工程管理水平的目的。

(二)实务中应用高校小额工程结算审计内部控制评价模型可能存在的风险

高校通过对工程结算审计内部控制水平进行测评,有可能会造成工程结算审计人员对测评结果过度依赖,盲目相信测评结果而忽略对工程本身的关注,造成结算审计人员对一些测评分值低的工程或环节予以重点关注,而对某些评价高的环节及工程放松警惕,从而给高校带来不必要的损失。

四、研究结论及局限性

本文从高校内部控制审计的角度来分析内部控制水平对高校小额工程结算审计的影响,通过内部控制审计和高校小额工程结算审计相结合进行研究,构建出高校小额工程结算审计内部控制评价模型,并将该模型应用分析,得出的结论是运用高校小额工程结算审计内部控制评价模型总体上利大于弊。高校内部审计人员运用此模型,审慎进行工程结算审计,可以达到完善高校工程结算审计的目的。

本文虽然构建了高校小额工程结算审计内部控制评价模型,但由于客观条件所限,在进行专家咨询法时,所取得样本量还太小,所得出的各指标权重只能反映大致水平。且需注意,本文的模型是针对高校工程结算审计所构建的,并非是针对工程本身所构建。同时,把高校内部控制审计应用于高校工程结算审计中,这在目前尚属第一次,所以把内部控制审计应用于工程结算审计中在将来必定还有更加广阔的空间,笔者将不断研究,争取尽可能完善该模型。

参考文献:

[1] 唐华琳. 浅析高校内部控制审计的难点及其突破路径 [N].福建农林大学学报 , 2012, 15(4):58-61.

[2]  李志强. 基于整合视角的高校内部控制审计问题研究[J]. 北方经济, 2012, (8):94-95.

[3] 齐天华.琳丽.黑龙江省高校内部控制现状调查与分析[J]. 黑龙江高教研究, 2014, (11):54-57.

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[5] 罗育全.央行内部审计增加组织价值:实现途径与评价标准 [J].中国内部审计, 2015(1):49-53.

 



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