各县（区）审计局、市局各科室：

为深入开展“优秀审计项目”评选活动和规范审计档案管理，加强依法行政，规范行政权力运行，认真做好审计文件材料立卷归档工作,现将《莆田市审计局审计文件材料立卷归档办法》（试行）印发给你们，请结合实际做好立卷归档工作。

附件：《莆田市审计局审计文件材料立卷归档办法》（试行）

                                  二○一一年八月十七日

莆田市审计局审计文件材料立卷归档办法（试行）

第一条 为了规范审计档案工作，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据新《国家审计准则》（8号令）和省审计厅规定要求，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第三条 审计档案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，基础性文件在后。

第四条 审计文件材料的组卷方法。

（一）审计文件材料的组卷采用按职能分类，按审计项目立卷，按单元排列的基本方法。一个审计项目可立一个卷或者若干卷，不得将几个审计项目合并立为一个卷；

（二）跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷；

（三）审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立卷归档。为了便于查找和利用，档案管理机构应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表中说明（如：此项目复议，复议的案卷保存在休息何处等）。申请复议而未受理的文件归文书档案。

第五条 审计文件材料立卷的基本要求。

（一）为确保审计档案中文件材料的合法、有效，在案卷内容上，要做到“完整”、“精炼”。“完整”是指每一年度审结的审计项目和完成调查项目案卷要收集齐全；每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全；每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。“精炼”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与与行政文件材料一般不得混合立卷和重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料、不重要的文件修改稿不得审计案卷在。

（二）为便于审计档案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整洁、书写规范、文件整齐有序、组卷严密。

第六条 审计档案的建立实行审计组负责制。审计组确定的立卷人应当及时收集审计项目的文件材料；审计终结后，立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理，经审计组组长（或业务部门负责人）把关、相关业务部门复核，并经档案工作人员检查后，依照有关规定进行编目和装订。

第七条 应项目审计档案的文件材料及排列顺序。审计档案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

（一）第一单元结论性文件材料（采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列）

1、通报或公布审计结果的文件材料，通过下列形式公布的审计结果，如：

（1）广播、电视；

（2）报纸、杂志等出版物；

（3）互联网

（4）新闻公布会；

（5）公报、公告；

（6）其他形式。

2、审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导对上述报告的批示。

3、审计决定书及送达回证（审计文书送达回证）。

4、被审计单位执行审计决定、处罚的情况报告及缴款、罚款、没收款通知书及缴款复印件；被审计单位采纳审计意见情况的文件材料。

5、采取审计行政强制措施的文件，如：

（1）封存通知书；

（2）审计处罚决定书。

6、审计移送处理书及送达回证（审计文书送达回证）。

7、审计台账。

8、审计报告（专项审计调查报告）征求意见书。

9、审计报告（专项审计调查报告）及送达回证（预算执行审计年度审计报告在前，年中审计报告在后，下同）。

10、被审计单位对审计报告（专项审计调查报告）的书面意见。

11、审计组对被审计单位书面意见的说明。

12、审理会议纪要记录。

13、举行审计听证会的文件材料，如：

（1）审计听证报告、审计听证笔录；

（2）审计听证会裁定书或不予审计听证裁定书及送达回证；

（3）审计听证申请书；

（4）审计听证告知书及送达回证；

（5）审计听证会通知书及送达回证。

（二）第二单元证明性文件材料（按与审计实施方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列）

1、承诺书（被审计单位法定代表人和财务主管人员就与审计事项有关的会计资料的真实、完整和其他相关情况作出的承诺，承诺书应编制审计工作底稿）。

2、审计工作底稿。

3、审计证据。

4、协助查询单位账户存款通知书。

5、协助查询个人存款通知。

6、封存通知书。

7、审计事实认定和调查记录。

（三）第三单元立项性文件材料（按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列）

1、上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书。

2、与审计项目有关的举报材料及领导批示。

3、审计实施方案及调整审计实施方案的有关材料。

4、审前调查研究形成的有关书面材料。

5、审计通知书及送达回证。

（四）第四单元其他备查文件材料（按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列）

不能列入前三个单元但与项目审计有关的、具有查考价值的有关材料。如：有关的审计信息、简报等。

第八条 审计文件材料的立卷程序。

（一）审计实施方案批准后，审计组应确定本项目立卷责任人，并提出明确要求。立卷责任人应置专门卷夹，做好立卷前的准备工作。

（二）项目审计实施后，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集审计项目的文件材料，并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规，手续是否完备，字迹是否清晰。

（三）项目审计终结后，立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行鉴别和筛选工作，并按照本办法第七条的有关规定进行排列。

（四）整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件材料或审计综合管理文件在内容上相互交叉，难以划分时，应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时，可在审计档案和行政文书档案中同时立卷。

（五）对立卷责任人整理出的项目审计文件材料，由审计组长或相关业务部门负责人进行检查，发现不符合要求之处，应责成立卷责任人进行补救。

（六）检查合格后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：

1、编写页号。

在有图文的每页文件材料的正面右上角、背面左上角，先用铅笔应用阿拉伯数字从1起依次编写页号。文件材料背面是空白的以及卷内文件目录、单元隔页纸、卷内备考表均不编写页号。

2、填写卷内文件目录的各项内容。

（1）顺序号：每份文件材料为一号。证明性文件材料每一项目（包括证实一项问题的所有审计证据的审计记录）为一号；按文件材料的排列次序逐一填写。一个审计项目立若干卷时，每卷“顺序号”和“页号”均应重新编号。

（2）文件字号：即文号。按文件材料制发单位所确定的民文字号填写，没有文件字号的不填写。

（3）责任者：即文件材料作者。结论性和立项性文件，填写文件的署名单位名称，未署名的应加以判定；证明性材料，填写文件材料的收集者和制作者（即审计组）。

（4）题名：即文件材料标题。文件作者可省略，其他的应照实填写。如审计工作底稿，必须写清什么项目的审计底稿，不能只写审计工作底稿。无标题不明确的，应根据文件内容自拟标题，并用“[  ]”注明。

（5）日期：即文件材料日期。填写文件材料的成文日期，用阿拉伯数字标注，文件材料上无日期的，应判定日期后再填写。填写时可省略“年”、“月”、“日”三字，在表示年、月的数字右下角加“”号。

（6）页号：填写文件材料所在之页的编号。最后一份文件材料应填写该份文件的所在页的起止编号。

（7）备注：即本卷的文件材料需要说明的情况。留待对卷内文件材料变化时作说明之用。

3、填制卷内备考表。

（1）本卷情况说明：填写本卷审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其它卷的关联等情况。由填写人签名，并标注日期。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

（2）立卷人：由立卷责任人签名并标注立卷日期。

（3）检查人：由相关业务部门负责人在检查质量签名并标注检查日期。

（4）立卷时间：填写完成的立卷日期。

4、书写案卷封面。

（1）审计项目：在“审计项目”四个字的空白处书写。书写格式为“1/2格单位+对（介词）+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类”。如：莆田市审计局关于对莆田市财政局2010年度预算执行情况的审计。

（2）审计时间：填写从发出审计通知书至做出审计意见书和审计决定的起止时间。原来规定填写审计组实施审计的进、出点时间的做法一律更改过来。

（3）审计组负责人：填写审计通知书上规定的审计组组长姓名。

（4）自 年 月 日到  年 月：填写本审计案卷卷内审计文件材料最早形成日期（不包括引用的法规的日期）和最晚形成日期。

（5）保管期限：按《审计档案保管期限表》的规定划注。

（6）本卷共   件   页：填写“卷内文件目录”表中顺序号的最后一号和页号的最后一号。

（7）归档号：由档案室人员填写。

（8）本卷共    卷卷    ：用阿拉伯数字填写本审计项目所立案卷的总数以及本卷是其中的第几卷。只有一卷的，卷     不填写数字。

（9）全宗号：即档案馆指定给立档单位的编号。

（10）目录号：即全宗内案卷所属目录的编号。在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

（11）案卷号：即目录内案卷的顺序编号。在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

其中，（9）、（10）、（11）的内容由档案室人员负责填写。填写案卷封面及卷脊时一律要用毛笔或碳素钢笔，字迹要求工整。

（七）审计案卷的装订。

装订审计案卷必须做到：

（1）拆除文件材料上的金属物。

（2）对破损、褪色的文件材料，要进行修复或复制；字迹模糊难辨认的，应附抄件并加以说明。

（3）文件材料装订时应在左边和下边取齐；对纸面小的，要粘贴或托裱在A4型纸上再装订。

（4）文件材料装订部分不足25mm、或其间有字的，要在左边粘贴纸条加宽后再装订。

（5）对有关记账凭证等表格，表格字头应向上边或向左侧。

（6）外文件材料应附有中文译本。

（7）每卷装订的文件材料，一般不得超过200页，超出的应按文件材料的阶段性适当分卷。

（8）在案卷左边，采用三孔一线方法装，孔的间隔为7—8cm，线结打在背面。

（9）装订要牢固、整齐、美观、不丢页、不错页、不压字、不订反、不损坏文件、不妨碍利用。

（八）与审计案卷相关的声像磁带、软盘、光盘，应按件登记其内容、时间、作者及相应的审计案卷题名、案卷号，另行存放，并在相关审计案卷的“卷内备考表”中注明。

第九条 审计档案的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级及其保密期限确定，并由立卷责任人按有关规定作出标识。

1、审计项目案卷的归档，应当以审计项目案卷为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年4月底。

2、专项审计调查档案、经济责任审计档案等，比照项目审计档案立卷归档。